共通化で、現場の効率を落とさない。
Excel で回っている業務を Web に移すとき、データは一つに、画面は人に合わせて作ります。私たちの業務ソフトウェアの作り方を、順を追って説明します。
Excel の業務は、なぜ Web にすると使いにくくなるのか
現場の業務の多くは、Excel で回っています。それは会社が用意した共通の帳票ではなく、一人ひとりが自分の手順に合わせて列を足し、色を付け、関数を仕込んだ、その人専用の道具です。見方を変えれば、現場にはすでに「個人ごとに最適化されたツール」が存在しています。
これを Web のシステムに移すと、データは統合され、一元管理ができ、転記や二重入力はなくなります。その一方で、画面は全員に共通の一つになります。共通にするには最大公約数を取るしかなく、結果として、誰にとっても少しずつ使いにくい画面ができあがります。入力が増えた、画面を行き来するようになった、前は一目で分かったものが分からなくなった。業務改善を本気で進める会社ほど、この壁に当たります。
「業務をソフトウェアの標準に合わせる」という考え方は、多くの場面で正しい選択です。ただし、人によって仕事の進め方が違い、その違いが成果に直結している業務に当てはめると、現場の効率を削る方向に働きます。私たちが手がけるのは、その「標準に合わせると損をする」部分です。
三層に分けて設計します
共通にすべきものと、その人に残すべきものを、最初に分けます。必要な情報と機能は、初心者・中堅・ベテランで違います。それを一つの画面にまとめようとするところに無理があるので、まとめません。
共通の土台
データの統合と一元管理。入力の重複と転記をなくし、数字が一つになるようにします。ここは共通にします。
役割別の画面
初心者には手順と確認を、中堅には一覧と例外を、ベテランには一括処理と近道を。必要な情報と機能は、経験によって違います。
個人の作業面
自分用の並び順・絞り込み・Excel との行き来を残します。一人ひとりが Excel で作り込んできた効率を、共通化の名目で捨てさせません。
たとえば同じ一覧でも、初心者には「次に何をするか」が分かる並びと確認の画面を、中堅には例外だけを拾える絞り込みを、ベテランには複数件をまとめて処理できる操作を用意します。土台のデータは一つです。
言われた通りには、作りません
要望を、そのままの形では作りません。問題点と要望をうかがったうえで、業務の構造に照らして一度こちらで検討し、提案の形でお返しします。短い周期で作って直すことは同じでも、御用聞きの反復ではなく、提案の反復として進めます。
- 1
聞く
いまの問題点と要望を、使っている Excel や帳票を見ながらうかがいます。要望の言葉だけでなく、その人が何を見ながら、どの順で手を動かしているかを確かめます。
- 2
業務の構造に翻訳する
うかがった要望を、そのまま機能の一覧にはしません。誰の、どの工程の、どの判断に効くのかを業務の流れに置き直し、共通にする部分と個人に残す部分を分けます。
- 3
提案で返す
検討した結果を、画面の案と「こう変わります」という説明にして持ち帰ります。言われた通りに作る前に、一度こちらの考えを通します。ここが受託との違いです。
- 4
作る
操作の速さと画面の応答を、機能の数より先に考えて実装します。キーボードで完結する入力、一画面で終わる作業、待たせない一覧。地味なところに手をかけます。
- 5
現場で直す
使い始めてからの違和感を拾い、短い周期で直します。初心者・中堅・ベテランで必要なものが違うことは、使ってみて初めてはっきりします。
この判断ができる理由
要望を一度こちらで検討して返すには、その業務を知っていなければできません。私たちのチームには、建設・住宅の業務と、一般的な事務・管理業務、そしてそれらを支える業務システムの開発に 30 年以上携わってきたメンバーがいます。現場がどこで手を止めるか、どの画面で入力を間違えるか、どの帳票が本当は使われていないかを、経験として持っています。
コンサルティングで業務を整理する立場と、ソフトウェアを作る立場の両方を、協力会社・専門メンバーとともにひとつのチームで持っています。整理した結果を別の会社に丸ごと渡すのではなく、整理したチームがそのまま設計・実装まで担うので、提案と実装の間で意図が薄まりません。
向いている会社
- Excel で回っている業務を、現場の効率を落とさずに共通化したい
- 担当者ごとに仕事の進め方が違い、それが成果に効いている
- 要望を出す前に、まず業務を整理するところから一緒に考えたい
向いていない会社
- パッケージの標準に業務を合わせると、すでに決めている
- 仕様書どおりに作ることだけを求めている
- 全員が同じ画面を使うことを、効率より優先する